1. A szabályozás célja

A szabályozás célja, hogy a Chemark Zrt. (továbbiakban: Chemark) a belső visszaélés-bejelentési rendszerének működésére vonatkozó eljárásrend meghatározásával hozzájáruljon a Chemark működésébe vetett bizalom növeléséhez.

2. A szabályozás hatálya

2.1. A szabályozás személyi / alanyi hatálya kiterjed az alábbi személyekre:

• a Chemark által foglalkoztatottakra,
• azokra a foglalkoztatottakra, akiknek a Chemarknál fennálló foglalkoztatásra irányuló jogviszonya megszűnt,
• a Chemark-kal foglalkoztatásra irányuló jogviszonyt létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött,
• a Chemark-kal vállalkozói / megbízási szerződésben levő vállalkozások, alvállalkozások, beszállítók, megbízott ügyfelek,
• a Chemark-kal egyéb szerződéses viszonyban levő társaságok,
• a Chemark tekintetében tulajdonosi részesedéssel rendelkező személy(ek) és társaságok,
• a Chemark-nál bérelt munkaerő jogviszonyban levők vagy akiknek e jogviszony létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött,
• a Chemark-nál tevékenységet végző gyakornokok, diákok vagy akiknek e jogviszony létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött.

2.2. A szabályozás tárgy hatálya kiterjed a belső visszaélés-bejelentési rendszer jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információkra.

3. A tanácsadó

A (z integritás) tanácsadó szerepe, hogy a Chemark Zrt nevében e szabályozásban foglaltak szerint ellátja a belső visszaélés-bejelentési rendszer működését.
A tanácsadó a Chemark Zrt-nél a vállalat mindenkori vezérigazgatója.

4. A bejelentés vizsgálatának folyamata

4.1. A bejelentéseket a szabályozás hatálya alá tartozó személyek és társaságok (a továbbiakban: bejelentő) szóban és írásban is megtehetik. A szóbeli bejelentés telefonon a tanácsadó elérhetőségén vagy személyesen a tanácsadó fogadó helyiségében lehet megtenni.
Az írásban tett bejelentések esetén a bejelentés postai úton (8182 Berhida, Pf: 31.) vagy egyéb tároló eszköz útján a tanácsadónak történő átadással, valamint a bejelentés fogadására kialakított elektronikus címen ( visszaelesbejelentes@chemark.eu ) tehető meg.

4.2. A tanácsadó a szóbeli bejelentés írásba (jegyzőkönyv) foglalja és – annak ellenőrzésére, helyesbítésére, aláírással történő elfogadására vonatkozó lehetőség biztosítása mellett – a bejelentő számára másodpéldányban átadja.

4.3. Szóbeli bejelentés esetén a tanácsadó a bejelentő figyelmét felhívja a rosszhiszemű bejelentés következményeire, a bejelentés kivizsgálására irányadó eljárási szabályokra és arra, hogy a személyazonosságát a vizsgálat kapcsán és folyamán bizalmasan kezelik.

4.4. Írásbeli bejelentés esetén, annak kézhezvételétől számított 8 munkanapon belül a bejelentés meglétéről a tanácsadó visszaigazolást küld a bejelentő számára. A visszaigazolás keretében a bejelentő részére általános tájékoztatást nyújt az eljárási és adatkezelési szabályokról.

4.5. A tanácsadó a bejelentésben foglaltakat a körülmények által lehetővé tett legrövidebb időn belül, de legfeljebb a bejelentés beérkezésétől számított 30 napon belül kivizsgálja.
Ettől eltérni csak különösen indokolt esetben lehet, a bejelentő egyidejű tájékoztatása mellett. Határideje a meghosszabbítás esetén sem lehet több, mint 3 hónap.

4.6. A bejelentés kivizsgálása során a tanácsadó kapcsolatot tart a bejelentővel, ennek keretében a bejelentés kiegészítésére, pontosítására, a tényállás tisztázására, valamint további információk rendelkezésre bocsátására hívhatja fel a bejelentőt.

4.7. A bejelentés kivizsgálása mellőzhető, ha
a) a bejelentést azonosíthatatlan bejelentő tette meg,
b) a bejelentést nem a 2. pont szerint erre jogosult személy / jogi személy tette meg, 
c) a bejelentés ugyanazon bejelentő által tett ismételt, a korábbi bejelentéssel azonos tartalmú bejelentés

4.8. A bejelentés kivizsgálása során a tanácsadónak értékelnie kell a bejelentésben foglalt körülmények helytállóságát és meghozza azokat az intézkedéseket, amelyek alkalmasak a szabályozás hatálya szerinti visszaélések orvoslására.

4.9. A tanácsadó az értékelést követően rövid feljegyzésben haladéktalanul tájékoztatja a Chemark mindenkori vezérigazgató helyettesét és a gazdasági igazgatóját a bejelentés érkezéséről és annak tárgyáról, a bejelentés esetleges mellékleteinek egyidejű továbbítása mellett.

4.10. A tanácsadó a bejelentés értékelését követően megvizsgálja az eljáráshoz szükséges, vagy a beadványban jelzett dokumentumok, valamint a bejelentés intézéséhez szükséges további információk rendelkezésre állását. Amennyiben szükséges, intézkedik a dokumentumok, információk (továbbiakban együtt: adat) beszerzése iránt.

4.11. A bejelentéssel összefüggő adatok rendelkezésre bocsátása érdekében megkeresett szervezeti egység vezetője köteles azokat a megkeresésben 5 munkanapon belül, az adatkezelésre vonatkozó szabályok betartása mellett, a tanácsadó rendelkezésére bocsátani.

4.12. A megkeresett szervezeti egység vezetője az indokok megjelölése és a teljesítésre vonatkozó határidő megadása mellett köteles a megadott határidő lejárta előtt írásban vagy elektronikus úton jelezni, ha az adat szolgáltatásának határidőben nem tud eleget tenni.

4.13. Amennyiben a bejelentés jellege és eredményes intézése ezt indokolttá teszi, a tanácsadó az ügyben érintett vagy arról ismerettel rendelkező munkatársat meghallgatja. A meghallgatott jogi képviselője a meghallgatáson jelen lehet.

4.14. A tanácsadó a személyes meghallgatás kezdeményezéséről a munkatársat legalább a meghallgatás időpontja előtt 2 munkanappal értesíti. Az értesítésnek tartalmaznia kell a bejelentés tárgyát.

4.15. Ha a bejelentés alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, akkor intézkedni kell a feljelentés megtételéről.

4.16. A vizsgálat lezárását követően a tanácsadó az összefoglaló feljegyzést döntésre megküldi a Chemark Zrt. mindenkori vezérigazgató helyettesének és a gazdasági igazgatójának az ügyre vonatkozó, illetve az eljárás során keletkező dokumentumokkal és a bejelentő részére előkészített válaszlevél-tervezettel együtt.

4.17. Az összegző feljegyzés tartalmazza:
a) a bejelentés rövid összefoglalását;
b) a bejelentés alapján már megtett intézkedéseket és azok eredményeit;
c) a vizsgálat nélkül lezárható ügyek esetében a vizsgálat mellőzésének okait;
d) az eljárás során figyelembe vett, illetve mellőzött adatokat, bizonyítékokat;
e) az eljárás során megállapított tényeket;
f) az ügy lezárásához szükséges intézkedésekre vonatkozó javaslatokat, ideértve a foglalkoztatási jogviszonyra vonatkozó szabályoknak megfelelő munkáltatói intézkedésre vonatkozó javaslatot.

4.18. A döntésről a tanácsadó értesíti a munkáltatót vagy az intézkedésre jogosultat, aki az abban foglaltak végrehajtásáról értesíti a tanácsadót.

4.19. A tanácsadó a bejelentés kivizsgálásáról vagy annak mellőzéséről és a mellőzés indokáról, a bejelentés kivizsgálásának az eredményéről, a megtett vagy tervezett intézkedésekről a bejelentőt írásban tájékoztatja.

5. Adatkezelés

5.1. A belső visszaélés-bejelentési rendszer keretei között
a) a bejelentőnek,
b) annak a személynek, akinek a magatartása vagy mulasztása a bejelentésre okot adott, és
c) annak a személynek, aki a bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet, a bejelentés kivizsgálásához elengedhetetlenül szükséges személyes adatai kizárólag a bejelentés kivizsgálása és a bejelentés tárgyát képező magatartás orvoslása vagy megszüntetése céljából kezelhetők.

5.2. A belső visszaélés-bejelentési rendszer keretei között kezelt adatok közül haladéktalanul törölni kell az 5.1. bekezdés hatálya alá nem tartozó személyes adatokat.

5.3. A bejelentő személyes adatai - az 5.4. bekezdésben foglaltak kivételével – csak a bejelentés alapján kezdeményezett eljárás lefolytatására hatáskörrel rendelkező szerv részére adhatóak át, ha e szerv annak kezelésére törvény alapján jogosult, vagy az adatai továbbításához a bejelentő hozzájárult. A bejelentő személyes adatai hozzájárulása nélkül nem hozhatóak nyilvánosságra.

5.4. Ha nyilvánvalóvá vált, hogy a bejelentő rosszhiszeműen, valótlan adatot vagy információt közölt és 
a) ezzel bűncselekmény vagy szabálysértés elkövetésére utaló körülmény merül fel, személyes adatait az eljárás lefolytatására jogosult szerv vagy személy részére át kell adni,
b) alappal valószínűsíthető, hogy másnak jogellenes kárt vagy egyéb jogsérelmet okozott, személyes adatait az eljárás kezdeményezésére, illetve lefolytatására jogosult szervnek vagy személynek kérelmére át kell adni.

5.5. Ha a bejelentés természetes személyre vonatkozik, az e természetes személyt megillető, a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások szerinti, a tájékoztatáshoz és hozzáféréshez való joga gyakorlása során a bejelentő személyes adatai nem tehetők megismerhetővé a tájékoztatást kérő személy számára.

5.6. A belső visszaélés-bejelentési rendszerben a személyazonosságát felfedő bejelentő, valamint a bejelentésben érintett személy személyes adatait az erre jogosultakon kívül más nem ismerheti meg. A bejelentés kivizsgáló személyek a vizsgálat lezárásáig vagy a vizsgálat eredményeképpen történő formális felelősségre vonás kezdeményezéséig a bejelentés tartalmára és a bejelentésben érintett személyre vonatkozó információkat – a bejelentésben érintett személy tájékoztatásán túl – a Chemark Zrt. más szervezeti egységével vagy munkatársával a vizsgálat lefolytatásához feltétlenül szükséges mértékben oszthatják meg.

5.7. A bejelentésben érintett személyt a vizsgálat megkezdésekor részletesen tájékoztatni kell a bejelentésről, a személyes adatai védelmével kapcsolatban őt megillető jogairól, valamint az adatai kezelésére vonatkozó szabályokról. A tisztességes eljárás követelményének megfelelően biztosítani kell, hogy a bejelentésben érintett személy a bejelentéssel kapcsolatos álláspontját jogi képviselője útján is kifejtse, és azt bizonyítékokkal támassza alá. A bejelentésben érintett személy tájékoztatására kivételesen, indokolt esetben később is sor kerülhet, ha az azonnali tájékoztatás meghiúsítaná a bejelentés kivizsgálását.

5.8. Az 5.6 és 5.7. bekezdés arra a személyre is alkalmazandó, aki a bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet.

6. Záró rendelkezések

6.1. Ez a szabályozás 2023.07.01-jén napján lép hatályba.

6.2. A szabályozás a Chemark Zrt. honlapján közzétételre kerül.

Tégi Ervin
a Chemark Zrt. vezérigazgatója

Készítette
Pintér Zsuzsanna
pinter.zsuzsanna@chemark.eu
Tel: +36 30 960 0236

Tanácsadó
Tégi Ervin
tegi.ervin@chemark.eu
Tel: +36 20 265 0994